Vacante: Coordinación Administrativo/a
Ubicación: Guadalajara, Jalisco / Trabajo remoto en México, con disponibilidad para actividades presenciales cuando sea necesario
Jornada: Tiempo completo, 40 horas semanales
Reporta a: Coordinadora de Operaciones
Salario: $18,000–$22,000 MXN brutos mensuales
Objetivo del puesto
La persona Coordinadora Administrativa será responsable de asegurar el funcionamiento eficiente y ordenado de los procesos administrativos cotidianos de Igualdad Animal México.
Trabajará estrechamente con la Coordinación de Operaciones y la Dirección Ejecutiva para gestionar pagos, proveedores, documentación administrativa y contable, control de gastos, viajes y otros procesos operativos de la organización.
Buscamos una persona altamente organizada, confiable y orientada a soluciones, capaz de asumir responsabilidad sobre sus procesos, mantener información precisa y actualizada, anticipar necesidades y asegurar que las tareas administrativas se completen correctamente y dentro de los plazos establecidos.
Responsabilidades principales
Administración y control financiero
- Gestionar y dar seguimiento a cuentas por pagar y cobrar, pagos a proveedores y otros compromisos administrativos.
- Mantener actualizado el control de saldos y movimientos de las cuentas bancarias de la organización.
- Preparar, organizar y entregar oportunamente la documentación necesaria para los procesos contables.
- Revisar facturas, comprobantes y documentación de gastos, asegurando que cumplan con los requisitos y políticas internas.
- Registrar, revisar y conciliar informes de gastos.
- Trabajar coordinadamente con servicios contables, fiscales y financieros externos.
- Apoyar la preparación de información financiera, presupuestaria y administrativa para reportes internos.
- Identificar oportunamente discrepancias, documentación faltante o incidencias y dar seguimiento hasta su resolución.
- Mantener controles administrativos claros, actualizados y verificables.
Proveedores, compras y recursos
- Gestionar compras y pagos a proveedores conforme a los procedimientos internos.
- Solicitar y comparar cotizaciones cuando sea necesario.
- Mantener organizada y actualizada la información de proveedores, contratos y servicios.
- Coordinar el mantenimiento de equipos, oficina y otros recursos de la organización.
- Promover el uso responsable y eficiente de los recursos materiales y económicos.
Documentación y organización administrativa
- Mantener organizados y actualizados los archivos físicos y digitales de la organización.
- Registrar y mantener información administrativa y bases de datos.
- Preparar documentación, correspondencia, reportes y otros materiales administrativos.
- Garantizar que la documentación relevante pueda localizarse fácilmente y se almacene de acuerdo con los procedimientos internos.
- Manejar información sensible y confidencial con el nivel de discreción requerido.
Viajes y apoyo operativo
- Coordinar viajes de trabajo, incluyendo transporte, alojamiento y otros requerimientos logísticos.
- Apoyar la organización de reuniones, eventos y actividades internas cuando sea necesario.
- Gestionar anticipos, comprobaciones y documentación relacionada con viajes.
- Dar respuesta y seguimiento a solicitudes administrativas del equipo dentro de los plazos establecidos.
Gestión de proyectos y mejora de procesos
- Coordinar proyectos administrativos de principio a fin, dando seguimiento a tareas, responsables, presupuesto, recursos, entregables y plazos.
- Mantener actualizadas las herramientas de gestión de proyectos utilizadas por la organización.
- Identificar oportunidades para simplificar y mejorar procesos administrativos.
- Documentar procedimientos y mantener actualizados los procesos bajo su responsabilidad.
- Anticipar riesgos, retrasos o necesidades y comunicarlos oportunamente a la Coordinación de Operaciones.
- Proponer soluciones ante problemas administrativos y dar seguimiento hasta su resolución.
Colaboración y cultura
- Trabajar de manera proactiva y colaborativa con los diferentes equipos de Igualdad Animal.
- Asumir responsabilidad sobre los procesos asignados y asegurar su seguimiento hasta su conclusión.
- Gestionar prioridades de forma eficiente y comunicar con anticipación cuando existan obstáculos o riesgos para cumplir un plazo.
- Recibir e incorporar feedback como parte del proceso de mejora continua.
- Utilizar los recursos de la organización de manera responsable y de acuerdo con las políticas internas.
- Contribuir a una cultura de responsabilidad, transparencia, colaboración y alto desempeño.
- Realizar otras funciones relacionadas con el puesto que sean razonablemente asignadas por su supervisión.
Requisitos
- Mínimo de dos años de experiencia en administración, operaciones, contabilidad administrativa o funciones similares.
- Experiencia gestionando pagos, proveedores, comprobación de gastos y documentación administrativa.
- Excelente capacidad de organización y gestión del tiempo.
- Capacidad para gestionar simultáneamente diferentes procesos, proyectos y plazos.
- Alto nivel de atención al detalle y precisión.
- Capacidad para identificar problemas y dar seguimiento hasta su resolución.
- Buenas habilidades de comunicación oral y escrita.
- Capacidad para trabajar de forma autónoma, manteniendo una comunicación adecuada con su supervisión.
- Manejo avanzado de hojas de cálculo y herramientas digitales de administración.
- Experiencia trabajando con bases de datos y sistemas de archivo digital.
- Capacidad para manejar información financiera y confidencial con discreción.
- Compromiso con la misión y los valores de Igualdad Animal.
Se valorará especialmente
- Experiencia trabajando en organizaciones sin fines de lucro.
- Conocimientos de facturación y procesos administrativos y contables en México.
- Experiencia utilizando herramientas de gestión de proyectos como Asana.
- Experiencia coordinando proveedores y servicios externos.
- Inglés funcional para comunicación escrita y trabajo con equipos internacionales.
Igualdad Animal se compromete a crear un entorno diverso y se enorgullece de ser un empleador con igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes cualificados serán considerados para el empleo sin tener en cuenta la raza, color, religión, género, identidad o expresión de género, orientación sexual, origen nacional, discapacidad o edad.
AVISO DE PRIVACIDAD: Cuando usted solicita un puesto de trabajo en Igualdad Animal, recopilamos sus datos personales durante el proceso de evaluación, incluidos su nombre, información de contacto, currículum y carta de presentación. Podemos conservar estos datos con fines internos durante un máximo de un año, incluso una vez finalizado el proceso de contratación, para tenerle en cuenta en futuros empleos. Háganos saber si prefiere que eliminemos sus datos en caso de que seleccionemos a otro candidato. No venderemos ni compartiremos su información con terceros.